慣れると手放せない!『Google ドライブ』でビジネスファイルや写真管理!活用法教えます

2014年12月16日 10:30 by せう
慣れると手放せない!『Google ドライブ』でビジネスファイルや写真管理!活用法教えます
最新版の「Google ドライブ」アプリ

最新版の「Google ドライブ」アプリ

Googleが提供するオンラインストレージ『Google ドライブ』。andronaviでは2年半前にアプリ紹介で取り上げましたが、当時と比較するとGoogleドライブ自体の機能はもとより、アプリでできることも増えています。

 

今回の特集では、Google ドライブの最新版の便利な使い方を改めてご紹介します。お仕事やプライベートで役立てて下さい!

 

パソコンにあるファイルをパソコンと共有!

オンラインストレージはクラウドにデータを保存するサービスです。ファイルをオンラインで様々なデバイスと共有できます。スマホ・タブレット上にあるファイルについては『Google ドライブ』アプリを使います。

 

Androidについてはアップロードするファイルに制限はありませんが、iOS(iPhone/iPad/iPod touch)についてはOSの制限により写真・動画以外のファイルはアップロードできません。

 

Android版では、どんなファイルもアップロードできる(左)が、iOS版では写真・動画のみアップロードできる(右)

Android版では、どんなファイルもアップロードできる(左)が、iOS版では写真・動画のみアップロードできる(右)

 

パソコンでは、Google ドライブのサイトにブラウザでアクセスすることで、WindowsやMac OS Xと一体化して使いたい場合は専用アプリをインストールしましょう。Google ドライブ用のフォルダ(※)が作成され、その中身が常に同期されるようになります。

 

(※)Windowsではドキュメントフォルダ内に、Mac OS Xではユーザーフォルダ内に専用フォルダが作られます。

 

WindowsやMac OS XにGoogle Driveアプリをインストールすると、Webブラウザ以外のアプリもGoole Driveにアクセスできるようになる

WindowsやMac OS XにGoogle Driveアプリをインストールすると、Webブラウザ以外のアプリもGoole Driveにアクセスできるようになる

 

アプリを利用すると、インターネットにつながっていない状態でもファイルの閲覧・更新を行えます。Android・iOS版は予めダウンロードしておいたファイルが、パソコン版は同期するフォルダにある全てのファイルが対象です。次にオンラインになったときに自動でファイルの内容が同期されます。

 

予めファイルを端末に保存しておけば、フライトモードなど圏外状態でもファイルの閲覧・編集を続行できる

予めファイルを端末に保存しておけば、フライトモードなど圏外状態でもファイルの閲覧・編集を続行できる

 

文章・表計算・プレゼンを編集・作成できる!

Googleでは、文章を作成できる「Googleドキュメント」、表計算ができる「Googleスプレッドシート」、プレゼンテーションシートを作成できる「Googleスライド」というオンラインサービスをそれぞれ提供しています。

 

Googleドキュメント(左)、Google表計算(中)、Googleスライド(右)はGoogle ドライブと連携利用できる

Googleドキュメント(左)、Google表計算(中)、Googleスライド(右)はGoogle ドライブと連携利用できる

 

作成したファイルは『Google ドライブ』上で保存されており、パソコンだけではなくスマホ・タブレットでもリアルタイム編集することができます。

 

Android・iOSでは別途『Googleドキュメント』(Android版iOS版)、『Googleスプレッドシート』(Android版iOS版)、『Googleスライド』(Android版iOS版)をそれぞれ別途インストールすると、文章・表計算・プレゼンの新規作成・編集・保存が可能になります。

 

Googleドライブからドキュメント・表計算・スライドを開こうとすると、アプリのインストールを促される(左)PowerPointのファイルを編集中(右)

Googleドライブからドキュメント・表計算・スライドを開こうとすると、アプリのインストールを促される(左)PowerPointのファイルを編集中(右)

 

これらのアプリは、Microsoft Officeのファイル形式にも対応していて、Google ドライブ上にあるWord・Excel・PowerPointファイルの閲覧・編集・保存にも対応しています。

 

名刺やレシートをオンラインで効率的に保存!

仕事をしていると、どんどん貯まっていくのが名刺。プライベートまで範囲を広げると、お店で発行されるレシートも貯まってしまいがちです。『Google ドライブ』はこれらの保存にも一役買います。

 

カメラで保存した名刺やレシートをアプリで撮影すると、PDFファイルとして保存できます。やり方は簡単で、「新規」ボタンをタップして、「スキャン」ボタンをタップして、カメラで撮影するだけです。

 

名刺・レシートの撮影はこのステップでOK

名刺・レシートの撮影はこのステップでOK

 

無駄な部分がある場合は撮影後にトリミング処理もできます。トリミングが不要な場合は何もせず、トリミングが必要な場合は切り出し範囲を決定したらチェックマークをタップすると、『Googleドライブ』にPDFファイルがアップロードされます。

 

 要らない部分は撮影後にトリミング(左)名刺・レシートはフォルダ分けして保存すると便利(右)

要らない部分は撮影後にトリミング(左)名刺・レシートはフォルダ分けして保存すると便利(右)

 

『Googleドライブ』上に「名刺」「レシート」といった感じでフォルダを作り、ペーパーレスで整理することもできます。これで分厚いファインダー類を用意しなくても済むようになります。

 

Googleサービスとの連携でより便利に!

『Google ドライブ』は先ほど紹介したGoogleドキュメント以外のGoogleサービスと連携して使うこともできます。

 

例えば、Gmailでは添付ファイルをGoogle ドライブに保存できます。端末ごとにダウンロードの操作をしなくても、同期を取れば同じファイルが紐付いた端末で使えるようになって非常に便利です。

 

Gmailで「ドライブに保存」を選択すると(左)、Google ドライブをインストール済みのパソコンに自動的にファイルがダウンロードされた(右)

Gmailで「ドライブに保存」を選択すると(左)、Google ドライブをインストール済みのパソコンに自動的にファイルがダウンロードされた(右)

 

また、『Google ドライブ』にデジカメで撮った写真類を保存しておくと、『Google+フォト』に追加したり、パソコンのWebブラウザ上で編集したりできるようになります。もちろん、編集した写真はドライブ上に保存できます。

 

ドライブに保存した写真はパソコンのWebブラウザで編集可能

ドライブに保存した写真はパソコンのWebブラウザで編集可能

 

便利すぎて容量が足りない!そんなときは…

非常に便利なGoogle ドライブですが、無料で使える容量は15GBまでです。また、この容量は同じアカウントのGmailやGoogle+フォトと共用となります。

 

もしも容量が足りなくなった場合は最大30TBまで有償ですが容量の追加購入ができます。料金プランは以下の通りです。支払いはGoogle Wallet経由でクレジットカードやデビットカードで行います。

 

容量 月額費用 日本円
100GB 1.99ドル 235円
1TB 9.99ドル 1,180円
10TB 99.99ドル 11,817円
20TB 199.99ドル 23,636円
30TB 299.99ドル 35,455円

※2014年12月現在:1ドル=118円換算

 

もしも容量不足が気になる場合は、おサイフと相談の上、追加容量の購入をご検討ください。

 

なお、最近国内でも個人向け販売が始まった「Chromebook」のユーザーに関しては、100GBプランを2年間無料で使えます。

 

まとめ

『Google ドライブ』は、Googleアカウントを持っていれば誰でも使うことができます。特に、Androidスマホ・タブレットではアプリがプリインストールされていることが多いので、使わない手はありません。ぜひ、この特集を参考に『Google ドライブ』デビューを!

 

Google関連記事をチェック

【楽天はこちら】