ビジネスアプリ特集：第4回「スマホでスマートな時間管理をしよう」
時間を上手に管理して仕事を上手く進めよう！
できるビジネスパーソンは、「賢い時間管理」を心得ています。すべての人に平等に与えられた1日24時間をいかに上手く使うかで、仕事の成否が決まることもあります。
ビジネスアプリ特集の最後を飾る第4回目は、「時間管理」という視点で“役立つ”アプリを厳選して紹介します。スマートフォンのアプリを駆使して時間を上手に使いましょう。
すべて読めば、“デキる男”になれる!?
- 第1回「情報収集で良質のアウトプットを実現」
- 第2回「スマホで防災対策。備えあれば憂いなし」
- 第3回「日頃のデータ管理から質の高いアウトプットを目指す」
- 第4回「スマホでスマートな時間管理をしよう」
筆者おすすめの時間管理アプリ＆サービス
ホーム画面で期限を常に意識
作業や勉強への集中力を支援
- 『Pomodroido』
- 『Tea Timer』
ToDoリストを使って期限を守る
時間を“見える化”して業務改善
遅刻や寝過ごしを防止する
GoogleのサービスでToDo管理
- 「GmailのToDoリスト」
『Sticky Note』
期限が明確に設定されていない仕事を依頼されたことはないでしょうか。この手の業務の中には、手をつけなくてもとがめられないもの、終わらなくても催促されないものもあります。つい日々の忙しさにかまけて、放置する人も多いでしょう。そんな仕事だからこそ、常に意識し、ちょっとした時間を使って早めにこなせば、あなたへの評価はグッと上がるはずです。ただ、そのような業務に限って忘れてしまうことが多いようです。
そこで、本アプリの出番です。頼まれたことをメモしておき、ホーム画面に貼り付けておきましょう。こうしておけば、スマートフォンを使うたびに嫌でも仕事の内容を目にすることになります。複数のタスクがあるときも、色分けができるので整理しやすいです。
Sticky Note：ホーム画面を長押し→「ウィジェット（を追加）」→「Sticky Note」1×1もしくは2×2のサイズを選んで追加。タイトルと詳細を分けて記入でき、付箋をタップすると詳細が読める
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『Countdown Widget』
準備に時間がかかる仕事や大切なイベント、プライベートの記念日など、当日までの残り日数を把握しておきたいときに便利なのが、本アプリ。イベント名と日にちを設定して、ホーム画面に設置すれば、意識せずとも残り日数が目に飛び込んできます。念には念を入れて、Googleの検索窓など、頻繁に利用するウィジェットと同じ画面に置いておけば完璧です。
Countdown Widget：ホーム画面を長押し→「ウィジェット（を追加）」→「Countdown Widget」を選んで追加。色分けできるのもうれしい
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『Pomodroido』
作業や自己啓発の勉強に集中できない、とお嘆きなら話題の「ポモドーロ・テクニック」を取り入れてみましょう。これは、25分毎に時間を区切って、仕事などに集中するという時間管理術です。まず25分間集中して作業をすると決め、そのあと5分休む、というサイクルを繰り返します。ダラダラと行うより、区切りを入れることで仕事や勉強の効率アップが可能なのです。
『Pomodroido』は、それを支援してくれるアプリです。好みは分かれるでしょうが、筆者の場合、動作中の“チックタック”という音が緊張感と集中力を高めてくれます。
Pomodroido：「Start」をタップするだけのシンプルな操作。チックタック音を出すならスタート画面の「Preferences」から「Ticking timer」にチェックを入れよう
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『Tea Timer』
勉強や作業に取りかかる場合、時間・回数など、数字を使った目標を設定しておく場合とそうでない場合では、はかどり方や集中度が全く変わってくるものです。たとえば、筆者の場合、パソコンを使って作業や勉強をしていると、メールや『Facebook』をちょくちょくのぞいてしまいます。
そんな誘惑に負けないよう、カウントダウンタイマー系のアプリ『Tea Timer』を使ってみましょう。目標時間を設定すれば、残り時間を円グラフで表示してくれるので、どこからか追い立てられる感（？）が出て否が応でも集中するかもしれません。
Tea Timer：「Set timer」をタップして時間を設定したら「OK」をタップしてカウントダウン開始。円グラフで残り時間を表示してくれるので感覚的につかみやすい
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『Mobisle Notes – メモ帳』
やるべきことを書き出しておき、終了したものから印を付けるか消去する、そうやって仕事を確実にこなす定番のツールがTo Doリストです。Androidスマートフォン内で、とにかくシンプルに管理したいという人には本アプリがおすすめ。やるべき作業をサクサクと入力でき、アラームで期限を通知する設定も可能です。
Mobisle Notes - メモ帳：アプリを起動したら「＋」でToDoを記入。期限や時間をアラームで通知する場合は、メニューから「リマインダー」を選んで日時を設定
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『Priority日報 Free』
日々の業務において、自分の時間の使い方を把握できたら…。重要度や緊急度が低い業務に時間を割き過ぎているといった問題点や、無駄な時間を生産性の高い仕事に振り分けられないか、などの改善策が見えてくることでしょう。そんな見直しにもってこいなのが、本アプリです。重要性、緊急性、作業時間などを入力することで、業務の全体像をマトリックスチャートで確認できます。
Priority日報 Free：タスクは「タスクを追加」で追加。マトリックスチャート上をタップして「重要性」と「緊急性」を決め、「カテゴリ」を入力する
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『NICE営業物語Smart』
“営業日報を軽んじては会社の成長なし”と言う人がいます。実際、前任者の日報を分析した結果、受注にこぎ着けたという例は多々あります。ただ、営業担当者にとっては、日報が即本人の成績になるわけではないので、面倒といえば面倒なものです。ならば本アプリを活用しましょう。お決まりの顧客や訪問目的は選ぶだけでいいように、入力を支援する仕組みが用意されています。
NICE営業物語Smart：用意された文言から選択し、短時間で簡単に入力できる。日報の内容をEvernoteに保存することも可能
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『鉄道アラーム』
“電車で得意先に向かう途中、ついウトウトして、気がついたら降車駅を通り越し、結局遅刻…”そんな経験はないでしょうか？「乗車中は居眠りなどしない」という人でも、考えごとや読書に夢中になって乗り越す可能性もあります。筆者は、しょっちゅうやってしまいます。いずれにせよ、こういった失態は避けたいものです。
そんなときに利用したいのが、本アプリ。自分の乗る路線と目的駅を設定し、「開始」ボタンをタップしておくだけです。すると、設定した駅が近づいたときに、端末が振動して知らせてくれます。
鉄道アラーム：インストール後はホーム画面を長押し→「ウィジェット（を追加）」を選んで追加しよう。自分の乗る路線と目的駅を設定すれば完了
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『ねちゃったー』
朝が苦手な人なら、起きなくてはならない状況に自分を追い込むというのも一手です。本アプリは、『Twitter』連動のアラームアプリ。
アラームが鳴ってからスヌーズボタンをタップすると「【自動ツイート】二度寝中w」などと投稿されます。停止させた場合も「【自動ツイート】目覚ましを止めた。起きたか、スヌーズせずにまた寝たか。心配なら電話してww」などとツイートされるからおちおちと寝てられません。フォロワーの手前、起きざるをえないかもしれませんね。
ねちゃったー：アラームの鳴る曜日やスヌーズ時間の設定などが可能。ツイートの内容も変更できる
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「GmailのToDoリスト」
最後にアプリではありませんが、GoogleのToDoリストを利用することでより便利にタスクを管理することができます。PCからは「Gmail」の「ToDoリスト」で利用できます。PCで記入した業務予定をスマートフォンでいつでも確認できるので使いやすいです。
スマホで「ToDoリスト」を確認するには、ブラウザからGoogleのサイトにアクセスして、「タスク」を選択しましょう。パソコンで設定した項目が表示されます。もちろん、PCの「Gmail」を使わなくても「タスク」だけで、スマホから「ToDoリスト」を作ることもでき、編集も可能です。出先などでもやるべき事を確認でき、納期や約束を守ることができるでしょう。
GmailのToDoリスト：端末のブラウザを起動してGoogleにアクセスしたら「その他」→「アプリ」→「タスク」をタップしよう。「ToDo リスト」の内容が表示される
みなさんもこれらのアプリを使って、時間を上手く活用してください。本記事でビジネスアプリ特集は最後となります。これまで紹介したアプリでみなさんの仕事の効率アップにつながれば幸いです。
もっとビジネスに役立つアプリを知りたい方は、著者が執筆した「Android仕事便利帳―スマートフォンを使いこなす280の活用法」を参照ください。スマホを使ったちょっとしたテクニックも書いております。 『Amazon.co.jp』などのネット通販や書店で購入できます。
他の記事もぜひご覧ください。
- 第1回「情報収集で良質のアウトプットを実現」
- 第2回「スマホで防災対策。備えあれば憂いなし」
- 第3回「日頃のデータ管理から質の高いアウトプットを目指す」