メモの整理不要!検索を効率よく使うEvernote活用術

2012年10月12日 10:31 by 山崎潤一郎
メモの整理不要!検索を効率よく使うEvernote活用術
メモを溜め込んでも大丈夫な方法を紹介します!

メモを溜め込んでも大丈夫な方法を紹介します!

クラウド型の“使える”メモサービスとして、ビジネスパーソンを中心に大人気の『Evernote』。


いつでもどこでもサクッとメモができるスマートフォンこそ、その真価を発揮できるデバイスといえます。


ただ、簡単にメモを保存できてしまう分情報が蓄積します。いつしか整理できず使わなくなった人もいるでしょう。でもその心配はありません。


『Evernote』には高性能な検索機能があります。今回は、この検索を使った便利な使い方をご紹介します。これを読めば、バラバラに散らばったメモから見たかったメモが見つかります。


基本的な使い方は、こちらの記事を参照ください。



1.なんでもメモにして保存できる!

検索方法を紹介する前に、“メモ”についておさらいします。『Evernote』では、対象物や記録時の環境・状況に合わせた最適なメモ取りが可能です。ここでは、下記にある一歩踏み込んだメモについて解説します。



カメラを使ってメモする

スマートフォンで『Evernote』を利用する際、筆者が多用する方法が「写真」です。


カメラのアイコンをタップして、シャッターを押すだけでとても手軽にメモがとれます。以下、写真メモの実例を紹介します。ただし、公共の場での撮影は、周囲の状況をよく考慮して行うようにしたいものです。


  • 紙の書類
  • スキャナ環境のない出先などで渡された紙の書類は、その場で写真にして取り込みましょう。最近のスマートフォンのカメラは高性能なので、小さな文字も拡大すれば、バッチリ読めます。


    メモ用紙や図版はサッと書いてカメラで撮っておけば後から探しやすい

    メモ用紙や図版はサッと書いてカメラで撮っておけば後から探しやすい


  • ホワイトボード
  • ホワイトボードの文字や図版もEvernoteに保存

    ホワイトボードの文字や図版もEvernoteに保存

    ミーティング時に書いたホワイトボードの文字や図版も、写真メモで記録しましょう。


    タイトルや本文にミーティングの議題やプロジェクトの名前などをテキストで入れておけば、後からテキスト検索で簡単に探し出すことができます。


  • 名刺
  • 名刺も写真で保存して、整理いらずの名刺管理術を実践しよう

    名刺も写真で保存して、整理いらずの名刺管理術を実践しよう

    ちょっと整理を怠ると溜まる一方の名刺は、もらった端から『Evernote』に入れましょう。特定の名刺を探す場合は、文字認識機能を利用すればOK。


    また、名刺だけをまとめた「ノートブック」を作っておき「○年○月に会った人」などのように、時系列で探し出す方法もあります。


音声をメモする

よいアイデアが突然思い浮かんだら、言葉を発して音声で記録しておきましょう。


「マイク」アイコンをタップすると録音を開始します。聴く時は、スピーカー型のアイコンが表示されたノートを開き、再生ボタンをタップしましょう。ただし、ノートの上限サイズが25MBなので、会議などで録音する際は録音時間に要注意です。


録音中は秒数が表示される。聴く時はノートを開いて再生ボタンをタップ

録音中は秒数が表示される。聴く時はノートを開いて再生ボタンをタップ


Webページをメモする

ニュースサイトやブログなどで気になる情報を見つけたら、『Evernote』に記録しておきましょう。これなら、後でじっくり読むことができます。


その場合は、『EverWebClipper』を利用すると便利です。有料アプリですが、サイトの文字や画像のリンク情報も含めて、そのまま保存してくれます。


こちらも共有画面から『EverWebClipper』をタップしてアプリの画面に移動後、「保存」をタップすると自動的に『Evernote』へ保存されます。


「リンクを共有」→「EverWebClipper」を選択でEvernoteに保存

「リンクを共有」→「EverWebClipper」を選択でEvernoteに保存


ちなみに、スクリーンショット機能を搭載した端末やAndroid 4.0以上の端末を使っている方であれば、画面に表示された範囲だけですがWebページを保存できます。


動画をメモする

『Evernote』は、動画も保存できます。後からその場の詳細な様子を確認する時に役立ちます。録画時間は、画質により異なりますが約8分まで可能です。


「ビデオ」アイコンをタップして録画開始。赤いボタンをタップすると停止

「ビデオ」アイコンをタップして録画開始。赤いボタンをタップすると停止


なお、キャリアによっては、外部動画プレーヤで撮影した動画を「添付」する場合もあります。


2.「より詳細な検索」が超便利!

メモした情報を溜め込むだけでは意味がありません。上手に再利用しなければ本末転倒です。ここでは、『Evernote』の優れた検索機能について解説します。


王道のキーワード検索

探したいものが明確であれば、キーワード検索が便利です。できるだけ、複数のキーワードを組み合わせるようにしましょう。


検索を実行するには、まず「ノート」をタップして全ノートを検索対象とします。次に虫眼鏡アイコンをタップすると、検索画面が表示されます。そこに探したいキーワードを入力し、再度虫眼鏡アイコンをタップすれば結果が表示されます。


複数の検索キーワードを組み合わせると的確に絞り込める

複数の検索キーワードを組み合わせると的確に絞り込める


検索画面を表示し、「より詳細な検索」をタップすると「ノートブック」内だけで実行するなど、条件を絞ったキーワード検索が可能です。


検索演算子を活用

通常の検索においても、キーワードの前に「検索演算子」を付けることで、高度な絞り込み検索が可能です。例えば、「intitle:」をつけると、タイトルにある文字だけを検索対象とします。


あるいは、「any:」をつけて複数のキーワードから検索すると、どちらかのキーワードを含む結果が表示されます。「any:」を付けない場合、両方を含む結果が表示されるので、検索の範囲を広げられます。


「より詳細な検索」で探したいメモが見つかる!

「より詳細な検索」で探したいメモが見つかる!


手書き文字も検索可能

先ほどご紹介した名刺もキーワード検索で探すことが可能です。例えば「山崎」と書かれた名刺を探す場合、検索フィールドに「山崎」で検索するだけで、写真メモとして記録した名刺を画面に呼び出すことが可能です。


また、『Evernote』には、手書き文字を認識するOCR機能もあります。印刷文字に比べて精度は劣りますが、手書きメモやホワイトボードを撮影した写真内の文字なども検索してくれます。


文字認識機能で、画像内の文字もキーワード検索OK

文字認識機能で、画像内の文字もキーワード検索OK


位置情報からメモの検索も可能

スマートフォンの位置情報をONにしてメモをとった場合、テキストメモや写真メモなどのノートを作成した場所も記録しています。


例えば、おいしいワインのラベルを写真メモしたらその場所も記録されるので、「そういえばあのお店で飲んだワインの銘柄は何だっけ?」という時に、地図からお店の場所を特定してワインのラベル写真を呼び出せます。


位置情報付きのノートなら、「場所」をタップして住所や地図からも見つけることが可能

位置情報付きのノートなら、「場所」をタップして住所や地図からも見つけることが可能


おまけ. 無料でプレミアム会員になれる

『Evernote』は会員登録を行うだけで無料で利用できますが、ノートをアップロードできる容量は1ヶ月60MBと制限があります。


月に1GBまで使えるプレミアム会員がありますが、月額450円かかります。それが、NTTドコモのスマートフォンユーザなら、2014年4月30日までにアカウント取得もしくは一度ログインすれば、1年間だけ無料でプレミアム会員になれます。かなりお得なので、ぜひ活用してください。



最後に

メモが溜まっていて困っていた人もこれならうまく活用できるのではないでしょうか。『Evernote』は、ビジネスパーソンにとって生産性の向上と良質なアウトプットを助けてくれる心強い味方です。


また、ビジネスを離れた部分でも、生活一般の情報などを記録しておくことで日々活用することができるでしょう。ぜひ、『Evernote』で日々の生活を充実させてください。