Gmailのアーカイブ機能って何?アーカイブは削除とは違う?

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Gmailのアーカイブ機能って何?アーカイブは削除とは違う?

 

例えば迷惑メールはゴミ箱に入れて削除すれば問題ありませんが、ショッピングサイトなどのメールは不要に見えても、後から読み返すことがあるかもしれません。そんな時にアーカイブを利用すれば、削除せずに保管しておけるので読みたい時に探して読むことができます。

 

重要なメールは個々にフォルダを作って入れておく、フォルダに入れる必要がない場合はアーカイブを使って整理する、といった具合に使い分けることで、受信トレイの中が見やすく探しやすく、とてもスッキリします。

 

受信メールをアーカイブして、スッキリ整理してみよう

後で読み返す可能性があるメールを、早速アーカイブしてみましょう。

 

メールを長押しして(他のメールを続けて長押しすれば、複数選択も可能)、画面上部の矢印のアイコンをタップすれば、アーカイブできます。

 

またメールを左右にスワイプすることでも、1件ずつアーカイブできます。直後であれば取り消しも可能です。

 

アーカイブ手順(左)アーカイブ完了画面(右)

アーカイブ手順(左)アーカイブ完了画面(右)

 

「アーカイブ」ができない&見当たらない時は…

もしも、画面に「アーカイブ」の文字が表示されない場合は、Gmailの設定項目を確認してみてください。

 

メニュー→「設定」→「全般設定」→「アーカイブ/削除操作」にて、3パターンの表示方法の中から選ぶと表示されるようになります。

 

Gmailの「全般設定」画面(左)アーカイブ項目選択画面(右)

Gmailの「全般設定」画面(左)アーカイブ項目選択画面(右)

 

受信トレイ、フォルダ、ゴミ箱、そしてアーカイブの中に入れるメールを整理しておくと、目的のメールを探す手間を省け時短にもつながります。受信トレイにメールが溜まりがちな方は、時間がある時にまとめて整理してみてはいかがでしょうか?

 

そしてメールを「見る」→「振り分け(整理)」する癖を普段からつけておきましょう。いつでもきれいな受信トレイで効率よくメール管理ができるのでおすすめです!

 

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