アーカイブってなに?各サービス別の機能の違いまとめ【Gmail、Googleフォト、Instagram】

アーカイブってなに?各サービス別の機能の違いまとめ【Gmail、Googleフォト、Instagram】どんどん新しいカタカナワードが増えてきてついていけない私(恥)。

 

そんな中、またしても気になるカタカナワードが浮上してきました。それが「アーカイブ」です。Gmailを使っていると出てくるので、「あーこれは削除なんだよな」と思っていたのですが、どうやら違うみたい……。Instagram(インスタグラム)にもアーカイブ機能がありますが、正直アーカイブがなんなのかよくわからないまま使ってませんか?

 

そこで今回は、今後も様々なサービスで増えていくであろう「アーカイブ」機能について、調べてみました!

 

アーカイブってどういう機能なの?

 

「アーカイブ」でパッと思い浮かぶのが、テレビなどで「当局のデジタルアーカイブ資料よりご紹介します」などではないでしょうか? 昔の資料映像が出てきて「今後のためにもアーカイブしておくべき!」みたいな気持ちになりますよね。なんとなく「保管しておく」というイメージのこの言葉ですが、どんな意味かというと、

 

 

「資料をひとまとめにして保存すること」です。

 

10分でわかるカタカナ語 第16回 アーカイブ

 

 

わかってはいたけど、やっぱりその通りの意味だ(笑)。

他にも、資料を収集・整理・管理する専門家を「アーキビスト」と呼んだり、「アーカイブする」という言葉では、いくつかのファイルをまとめて長期保存する(バックアップする)時なんかにも使われたりしますね。

 

ということは、アーカイブ機能は「別の場所に保管しておく」ということが正解ということですね。でも、ぶっちゃけGmailとかってアーカイブする必要なくない? と思ってしまいがち。どのような時に便利なのか、

 

  • Gmailのアーカイブ
  • Googleフォトのアーカイブ
  • Instagramのアーカイブ

 

サービスごとに紹介していきましょう。

 

 

Gmailのアーカイブ機能は「いるかも?」なメールを保存するのに便利!

 

Gmailのアーカイブを使ったことがある人の中には、「受信ボックスからなくなるから削除のかわりに使ってた」という方も多いかもしれませんね。一旦、どこでどうやって使うのか確認しておきましょう。

 

PCで利用している方

メールを開くと出てくる一番左側のボックスみたいなアイコンが「アーカイブ」です。

 

PCで利用している方

 

スマホで利用している方

スマホを利用している方は、メールを開く前にも「アーカイブ」することができます。メール一覧の画面で、左に向かってスワイプすると「アーカイブ」という赤いボタンが出てきます。

 

スマホで利用している方

 

 

Gmailでアーカイブするとどうなるか? というと、メールの受信ボックスから消えるだけです。

 

受信ボックスを常にキレイに整理していて、

 

  • 必要なメール
  • 不要なメール(すぐ削除して、ゴミ箱)

 

と分けられている方は良いかもしれませんが、みんながみんなそうじゃないですよね(笑)。せめて受信ボックスはスッキリさせておきたい! そんな時に便利なのが「アーカイブ」なのです。

 

例えば、

 

  • 仕事では主にGmailを使っているけど、たまに来るプライベートのメールはアーカイブしておいて受信ボックスを見やすくしたい
  • 削除したいけど、とりあえず残しておきたい。でも受信ボックスには表示させたくない
  • 受信ボックスは特定の人とのやり取りだけにしたいから、それ以外は見えなくていい!

 

などの使い方ができそうですね。

 

重要なメールやパスワードの保管をしたいなどは「★」で重要マークをつけますが、重要じゃないけど捨てれないメールはアーカイブに入れておくと安心ですね。

 

もっとGmailのアーカイブについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください!

Gmailのアーカイブ機能って何?アーカイブは削除とは違う?

 

 

無制限にアップできるからこそ活用したい! Googleフォトのアーカイブ機能

 

Googleのアカウントを持っているなら活用したいのが「Google フォト」。

 

あまり知られていないのですが、このGoogleフォトは無料でしかも容量無制限! ありがたすぎる……! まだ使っていないという方は、アプリもあるので、ぜひ使ってみてくださいね。アプリをスマホと連動させると、撮影した写真を勝手に同期してくれたりもするので、めっちゃ便利ですよ!

 

Google フォト

Google フォト

 

Google Playからダウンロード

 

App Storeからダウンロード

 

 

 

保存容量が無制限なので、たくさんアップしたいと思うのですが、そんな時にも「アーカイブ」が役立ちます。Googleフォトは、デジカメの写真などとも合わせてPCで使う方が多いかな? と思うので、今回はPC画面で解説させていただきます。(スマホアプリでも同じような手順ですのでご安心ください!)

 

 

アーカイブのやり方(PC版)

1. アーカイブしたい写真を選択

2.画面右上にある、縦に「・」が3つ連なっている「その他オプション」をクリック

 

画面右上にある、縦に「・」が3つ連なっている「その他オプション」をクリック

 

3.その中から「アーカイブ」を選択(ショートカットキーでも可能)

 

その中から「アーカイブ」を選択(ショートカットキーでも可能)

 

 

これで選択した写真がアーカイブのフォルダへ移動します。

 

移動したアーカイブ写真を確認したい場合は、「Googleフォト」のトップページの左上メニューから、「アーカイブ」を選択するとこれまでにアーカイブした写真たちを確認することが可能です(以下写真の赤枠部分)。

 

「Googleフォト」のトップページの左上メニューから、「アーカイブ」を選択

「Googleフォト」のトップページの左上メニューから、「アーカイブ」を選択

 

 

容量無制限だとじゃんじゃん写真をアップしてしまうと思うのですが、連写で撮影したものや、似たような写真をたくさん撮影してしまった場合って、正直いらないですよね? いちいち、全部の写真から選ぶのは大変なので、「とりあえずこれはいらない!」という写真をアーカイブしておけば、一覧からアルバムを作成する際にめっちゃ楽になるんです。

 

本当にいらないのは「削除」で良いと思いますが、写真って捨てるのは嫌だな〜という人も多いと思うので、アーカイブに一時的に入れておけば解決です! お子さんの写真や旅行の写真などついつい撮影してしまうという方には便利な機能ですね。

 

 

意外と知らない人も多いInstagramのアーカイブ機能

 

最後にご紹介するのは、Instagramのアーカイブ機能。え、こんなの使えたの!? と私も驚きました。私のインスタアカウントは「お冷」の写真ばかりアップしています。しかし、Instagramを使い始めた当初は日常の写真もアップしていたので、混在している。

 

「うーん、お冷の写真だけの表示にさせたいな」

 

そんな時に便利なのが「アーカイブ」なのです。Instagramの自分のページから不要な写真を選択。右上のメニューから「アーカイブに移動」を選択すると、簡単にアーカイブへ移動できます。

 

右上のメニューから「アーカイブに移動」を選択

右上のメニューから「アーカイブに移動」を選択

 

 

アーカイブに移動された写真は自分の投稿からは消えますが、確認することも可能です。自分のホーム画面から、左上にある時計のようなマークをクリックすると、これまでに自分がアーカイブしてきた写真が表示されます(赤枠部分)。

 

また、ここのアーカイブでは、過去に投稿した「ストーリー」も確認できるので、通常ですと24時間くらいで消えてしまいますが、その思い出も残せるので嬉しいですよね♪

 

 

自分のホーム画面から、左上にある時計のようなマークをクリック

自分のホーム画面から、左上にある時計のようなマークをクリック

 

 

さいごに

 

今までは、サーバの関係でデジタルデータを残しておくというのは有料サービスでしたが、クラウドの進展によって無料で好きなだけアーカイブできるようになりました。今後も様々なサービスで「アーカイブ」できるようになると思いますので、感謝しながら使いたいですね。でもサービスの停止や規約変更によってアーカイブがなくなる! なんてこともあるかもしれませんので、本当に大切なものは自分用でしっかり保管するようにしましょう。個人的には、昔から物忘れがひどいので、自分の脳みそを年ごとにアーカイブできたらいいな、、とこの記事を書きながら思ったのでした(笑)。

こちらの記事もご覧ください。