ToDo管理には『Trello』が便利! 個人もチームもこれひとつでOK

ToDo管理やタスク管理はどのように行っていますか?

自分のやることが明確! という方はアナログだろうがデジタルだろうがToDo管理はしっかりできていると思いますが、日々のタスクが10個以上ある方、新しいプロジェクトにジョインされたり、チームでお仕事している方、在宅ワークがメインだという方は、「いつ・誰が・何」をしているかを把握していないと、忘れていた! とか、しまった! と小さなミスが重なってしまうこともありますよね。

そんな時におすすめなのが『Trello』。ウェブ版もアプリ版もあるので、アナログ管理よりも手軽にいつでもどこでもToDo管理ができちゃいます。今回はそんな『Trello』についてご紹介します。

こちらのツールも便利です!

『Trello』ってなに?

Trello』は一言で言うなら、プロジェクト管理ツール。「いつ・誰が・何」をしているかが“見える化”されているので、「あっAさん今日は手が空いているかな?」とか「意外と私は今日結構時間空きそうだな」とか、下の図のようにシンプルな設計なので、「ToDo」と「作業中」と「完了」したものが一目で把握できるのが魅力です。

https://trello.com/ja より引用

例えば、あなたがプロジェクトの進行管理を任されていたとしましょう。あなた以外に5人のメンバーがいたとすると、それぞれが「いつ」「どんな作業」をしているか各人にヒアリングして、あなたのノートやエクセルなどだけで管理しておくって結構大変ですよね?

Trello』ならメンバーにToDoを登録しておいてもらうことで、あなたは進行管理だけに集中することができます。そのため時間にも余裕ができるから、メンバーのフォローもしっかり確実にできますよ♪ もちろんタスクはスケジュールともリンクしているので、「期限過ぎてるよー!」とか「もう直ぐ締め切りだから頑張ろう!」なんて声かけもしやすくなります。また複数の案件を同時にこなしている人にも、こうやってタスクが明確になると今自分がやるべきことが明確になるので、忘れてた~! も防げますね。

さらにアプリ版を使えば、いつでも・どこでもスマホから操作することも可能。なので、出先で「あ! このタスク!」と思いつた時にすぐ追加できるのも魅力的です!

『Trello』

また、個人で利用するなら完全無料で使うことができます! 会社として、ビジネスとして使用したいなら月9.99ドル~使えるので、個人で使ってみて「これはいい! もっと『Trello』をメインツールとして使いたい」と言う場合は、ビジネスアカウントでも良いかもしれませんね。

まずは一度使ってみて、使い心地を体感ください♪

チームでも個人でも! 使い方はあなた次第

一般的な使い方は、以下のYouTubeがわかりやすかったので、なんだかいまいち「タスク管理」「ToDo管理」のイメージがわかないなぁ~という方は、以下の動画をみることで理解が深まると思います。

また『Trello』のアプリ説明でも以下のような使い方も提案しています。

例えば、

・ボードを作ることによって、仕事でやっていることを整理することができます。
・Trelloは1人でも使うことができますが、同僚や友人、家族などと一緒に使うことでコミュニケーションを密にし、共同作業を効率化することができます。
・さまざまなプロジェクトでワークフローを改善することができます。
・カードにチェックリストを追加して、「ToDo」リストを作ることができます。
・自分自身や同僚をタスクの担当に割り振ることができます。
・友人がやっていることにコメントすることができます。
・写真や動画もアップロードすることができます。
・ファイルを添付することができます。
・カレンダー Power-Upでカードをカレンダーに表示できます。
・オフラインでボードに加えた作業が、次に接続したときに自動的に同期されます。
・Trelloは、無料で始めて永遠にしようすることも、Goldにアップグレードしてさまざまな追加機能を楽しむことも可能です。

引用元:https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=ja

つまり、自分だけのタスク管理から、家族のToDo管理、仕事からプライベートまで丸っと管理できちゃうので、使い方は自分次第。複数のボートも作れるので、プライベートや取引先、プロジェクトごとなど、管理もしやすいですね。

実際に使ってみるとめちゃくちゃいいけど、続けられるかが問題!(笑)

実は私も1年くらい前まで使っていたんです(笑)。

ん? 今ですか??

それが、一度使わなくなると使わなくなってしまうんですよね……。

この『Trello』は本当に便利だし使いやすいのは間違いないのですが、私の場合、一緒に使っていたメンバーとのお仕事が減ったことと、自分個人で使うのが「アナログの手書き」で足りるくらいのタスクになったということが大きな要因でした。でも使いまくっていた時はすごい使っていたんですよ!!!

ちょっと使ってみて気に入った! と言う方は、使い続けられる仕組みを自分の中で作っておくことが大事だと思います。

例えば、

・毎朝の仕事前と、仕事終わりに『Trello』を開く
・チームメンバーのツールに使う
・登録する案件を決めておく(ルーチンワーク入れないとか)
・定例会と合わせて使うアプリにする

などなど……。これは使えばとても便利なアプリですが、一度「いっか」と手放すと非常にもったいないツールなので、「これは良い!」と思ったら使い続ける工夫をするのが大切です。

こう言った管理ツールは使わなければ効果を発揮しないので、ちゃんと「使いこなす」ように心がけましょう!

人気スマホを使って上手にツールを利用しましょう!

https://andronavi.com/ranking_category/device/

こちらの記事もご覧ください。