Microsoft Officeがなくても無料ソフトでWord、Excelを作る方法

「じゃ、Wordで入稿をお願いします」

と言われるMac歴15年以上の私。その場では「はーい!」と言っていますが、実は自分のPCについ最近までMicrosoft Officeを入れずにWordファイルを入稿しておりました。

え!? そんなことできるの??

と思った方も多いかもしれませんが、、、WindowsでもMacでもできます! 今回はビジネスマンなら一度は使うであろう「Microsoft Office」をわざわざ買わなくてもword、Excelファイルをつくれる方法をお伝えします。

OS関係なし! Googleアカウントでファイルを作る方法

今の時代、Gmailのアカウントない~という人はほとんどいないのではないでしょうか?

基本的にGmail以外使っていないという人!!

めちゃくちゃもったいないですよー!

Googleアカウントがあれば、写真も保存できるし、YouTubeに動画をアップできるし、テレビ電話もできるし、Word/Excelファイルはもちろん、アンケートフォームまで作成できちゃいます。

今回のテーマであるWordファイル「ドキュメント」、Excelファイル「スプレッドシート」というアプリを使えば簡単に作ることができちゃいます。

Wordファイルを作るなら「Google ドキュメント」

https://docs.google.com/document/u/0/

ドキュメントを使うと、ブラウザ上で作ったテキストファイルをWord形式に書き出すことができます。方法はめちゃくちゃ簡単。 

1.テキストファイルを作る
2.ファイルから「ダウンロード」を選択
3.Microsoft Word(.docx)を選択

以上!

ファイルについては、Googleドキュメント内に保存されるので、15GBまで無料で使えます。容量も追加購入可能なので、Wordファイルを毎日のように使わなければいけないと言う人は、追加購入しておいてもいいかも? 私も仕事でちょいちょい使いますが、今のところ追加しなくてもなんの不満もなく使えています。

この方法をやったことがないと言う人は一度お試しあれ!

Excelファイル「Google スプレッドシート」

https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/

次にご紹介するのは、ブラウザ上でエクセルファイルをExcel形式に書き出す方法です。こちらも同じようにめちゃ簡単ですよ! 

1.エクセルファイルを作る
2.ファイルから「ダウンロード」を選択
3.Microsoft Excel(.xlsx)を選択

以上!

関数など細かい部分までExcelと全く同じと言うわけではないので、思っていたエクセルファイルが作れなかった……という人もいるかもしれませんが、ちょっとした表を作ったり、新入社員1年目が使うくらいのExcelの機能くらいだったら余裕でこなせます。

私も、お手伝いしているサイトの更新表の管理をスプレッドシートで行っています。ひとつのファイルを上書きしていけるので、「ファイルをなくした」「最新版を削除してしまった」などのリスクがなくなり、複数人で最新情報を確認できるので、めちゃくちゃ助かっています。個人的には、ファイルのやりとりもスプレッドシートで共有することの方が圧倒的に増えたように思います。

ドキュメントも同じくですが、公開制限をしてURLで共有することもできるので、リモートで作業することが多くなった今、「めっちゃ助かっている~」という人も多いでしょう。

弱点で言うと、ブラウザを使って作業するので、ネットに繋がっていないPCだと作業ができなくなります(一応オフラインでも作業できますが、オンラインに繋がないと最新版は共有できないので)。今、「PCを持っているけど、ネットは繋がりません」なんて人はなかなかいないと思うので大丈夫かとは思いますが、ネットワーク環境とセットで使うようにしましょう。

やっぱりオフィシャルを使いたい! という方におすすめなのが『Web版Office』

Microsoftでは、有償になりますが、オンラインでもファイルを使える『Web版Office』を提供しています。

Microsoft 365 Personal』というもので、こちらは年間12,986円払うと、1TBのクラウドストレージとアプリ版のWord・Excel・PowerPoint・OneNote・Outlook・Access(Windows PCのみ)・Publisher(Windows PCのみ)が使い放題というもの。

こちらは、Amazonでも購入可能です。

Microsoft 365 Personal』は使用期間1年間と限られたものなので、半永久的に使いたい! と言う人は3万円ちょっとの永久版を買っちゃった方がお得な気もしますよね(笑)。

「エクセルだけで良いんだよな~」とか「ワードだけで良い」とひとつひとつのソフトを買うとなると、以下の金額がかかります(2020年11月時点なので、変更になる場合があります)

でも例えば、「この1回だけしか使わない!」と言う人はわざわざお金を払いたくないですよね(笑)。また「これから副業でライターをやってみたいけど、ワードをわざわざ買うのもなぁ~」という人は、無料で使えるならそうしたいはず。そんな時は、無料のMicrosoftアカウントを作成すれば、無料で使うことが可能です。

「Microsoftアカウントって何?」という方は以下から簡単に作成できるので、ぜひ作ってみてください。

https://signup.live.com/?lic=1

そうすると自分のマイページから、Word・Excel・PowerPoint・OneNote・Outlook・Access(Windows PCのみ)・Publisher(Windows PCのみ)、さらにOneDriveというクラウドストレージを使うことができます。

エクセルだとこんな感じでテンプレもあるので、空白のブックから始めても良いし、手元にあるエクセルファイルを変更したいときには、アップロードして開くことも可能です。無料版は機能がコンパクトになっていますが、高度なテクニックを必要としないデータ作成であれば問題なく使えます。

こちらもGoogleと同じく、ブラウザ上で作業するのでネットワークにつながっていないと使えないのが弱点。ネットワーク環境を確認した上で使うようにしましょう。

Macユーザーは、無料のiWork『Pages』『Numbers』『Keynote』で十分なパフォーマンス

私が仕事で使っているPCはMacBook Airなのですが、『Pages』『Numbers』『Keynote』でほぼ満足できています。

https://www.apple.com/jp/iwork/

どうしても『Word』のソフトがないと仕事になんないなーという案件があり、Wordソフトも持っていますが、原稿を作る時は『Pages』で作っています。今、この原稿も『Pages』で作っています(笑)。

長年『Pages』なので使いやすいと言うのはありますが、設計がとにかくシンプルなんですよ。ちょっとWord ディズですが……Wordって無駄な機能がありすぎて「文章を作る」こと以外のことまで頑張りすぎちゃっている感がすごいんですよね。無駄に校閲機能が充実していたり、図形とかの挿入方法が様々だったり、「ここの文字間違えてますよ~」とかいちいち指摘してくる優等生なんですよ、Wordさんは!!(ありがたい時もあるけど、「こういう表現にしたいんだってば!」という時になんか気になっちゃうんですw)

なので個人的には、Wordで提出してくださいと言われても、Pagesで作ったものをWordファイルに書き出して提出しています(笑)。互換性も10年前だと色々と大変だったんですが、ここ最近は「文字化けしている」と言われることはなくなってきました。先方さんもMacユーザーだったら、Pagesのままで共有したりします。

個人的には、めちゃくちゃPagesが好きなので、世の中のテキストファイルのベースがPagesになれば良いのに……と思っていたりします(笑)。無料で便利に使えるツールがたくさんあるので、色々と試しながら、自分に一番ぴったりくるサービスで最高の仕事をしていきましょうー!

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